Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie gerne auf eine Jobausschreibung an unserem Institut aufmerksam machen:

· Institutskoordinator*in (40 Stunden/Woche)

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen.

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Kennzahl der Ausschreibung: 13106

(Link zur Ausschreibung - https://univis.univie.ac.at/ausschreibungstellensuche/flow/bew_ausschreibung-flow?_flowExecutionKey=_c0811D591-3E15-BEBB-9F54-D83CF804D850_k198D2525-AECA-C896-FBE3-B467A8F7301F&tid=90984.28)

Die ausgeschriebene Stelle ist an der Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft am Institut für Philosophie angesiedelt. Das Institut für Philosophie an der Universität Wien ist im internationalen Vergleich groß und bietet eine abwechslungsreiche Arbeitsumgebung mit derzeit rund 230 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen und 14 Mitarbeiter*innen in Administration und IT. Die Arbeitssprachen sind Englisch und Deutsch.

Die Position ist zu besetzen für den Zeitraum der Abwesenheit (21.07.2022-10.11.2022) des*der Institutskoordinator*in mit Option auf Verlängerung.

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIb
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:
Zu Ihren Aufgaben gehört insbesondere:

- Koordination und Sicherstellung von Verwaltungsabläufen des Instituts
- Budget- und Personalverwaltung des Instituts
- Fachliche Anleitung des allgemeinen Personals des Instituts und Koordination der Personalagenden
- Organisation und Begleitung des Auswahlprozesses bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen
- Koordination der institutszentralen Agenden zwischen den Forschungsbereichen und zugeordneten Sekretariaten
- Beratung und Unterstützung in der Forschungsorganisation und bei wissenschaftlichen Veranstaltungen des Instituts
- Organisation und Sicherstellung der Kommunikationsstruktur für die interne und externe Kommunikation
- Koordination und Sicherstellung des instituts- und fakultätsinternen Informationstransfers (inkl. Dokumentation zentraler Agenden, Datenverwaltung, Betreuung der Informationsmedien des Instituts)
- Koordination und Unterstützung der institutsinternen Kommunikationswege und Entscheidungsprozesse der Institutsleitung (z.B. Organisation von Sitzungen, Terminkoordination, Erstellung von Unterlagen, Protokollführung und Korrespondenz)
- Weiterentwicklung und zentrale Organisation der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts (insbesondere konzeptionelle und koordinierende Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung der Institutshomepage)
- Planung, Budgetierung und Umsetzung von abteilungsrelevanten Investitionsvorhaben für das Institut, Sicherstellung des wirtschaftlichen Einsatzes von Ressourcen
- Verantwortlichkeit für das Berichtswesen des Instituts für die Wissensbilanz

Diese Aufgaben beinhalten ein hohes Maß an Eigenverantwortung und erfordern zugleich die Bereitschaft und Fähigkeit zur engen Kooperation mit dem*der Institutsvorsta(e)nd*in

Ihr Profil:
- Studienabschluss (Bachelor) und einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Personalführung
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS-Office)
- Kenntnisse im Rechnungswesen / Buchhaltung / Budgetierung
- Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz im Umgang mit Lehrenden und Studierenden sowie Mitarbeiter*innen des administrativen Bereiches
- Selbständiger und lösungsorientierter Arbeitsstil
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Genauigkeit
- Fähigkeit, sich rasch in eine neue, komplexe Aufgabe einzuarbeiten
- Bereitschaft zu ständiger Weiterbildung

Zusatzqualifikationen:
- Einschlägige Berufserfahrungen sowie Kenntnisse der universitären Strukturen und Verwaltungsprogramme (i3v, SAP, Typo3, u:cris) sind dringend erwünscht, da es sich um eine Karenzvertretung handelt
- Erfahrungen in der administrativen Unterstützung von Aufgaben in Forschung und Lehre
- Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung

Ihre Bewerbung:
Wir erwarten zu Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Abschlusszeugnisse
- Akademische Urkunde(n)
- Dienstzeugnisse

Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13106, welche Sie bis zum 12.07.2022 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/)  an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Riefenthaler, Helma +43-1-4277-46001, Krobath, Katherina Geneviève +43-1-4277-46401.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 13106
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at
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